Anh Lê Văn Trường - Trưởng phòng Kỹ thuật EMIN, chia sẻ về những gì xảy ra phía sau một dự án bàn giao: từ khảo sát mặt bằng, kiểm soát rủi ro tại nhà máy, đến cách một người đứng đầu bộ phận kỹ thuật ra quyết định ngay tại hiện trường và biến từng chuyến đi thành kinh nghiệm chung cho cả phòng.
Nếu nói về môi trường nhà máy hoặc hệ thống khiến anh gặp nhiều thách thức nhất, đó sẽ là trường hợp nào?
Dòng tủ KSON KESS-DS 800L, cụ thể là hệ thống làm lạnh tầng kép (Cascade Refrigeration System), là trường hợp tôi nhớ nhất.
Dung tích 800L nhưng phải hạ xuống -40°C, lại còn đáp ứng tốc độ chuyển đổi nhiệt nhanh cho các bài test Thermal Shock hoặc ESS. Lưu lượng môi chất lạnh R404A/R23, áp suất hút đẩy của máy nén, lưu lượng gió tuần hoàn, ba yếu tố này phải khớp nhau gần như cùng lúc thì hệ thống mới chạy ổn định.
Tản nhiệt kém đi một chút, dòng điện cấp trồi sụt một chút, cả chu trình làm lạnh có thể lệch khỏi quỹ đạo. Đây không phải hệ thống chỉ nhìn thông số là kết luận được ngay. Người kỹ thuật phải bám theo toàn bộ quá trình vận hành để tìm ra chỗ bất thường nằm ở đâu.
Theo anh, những sai số hoặc sự cố kỹ thuật trong môi trường vận hành nhà máy thường bắt nguồn từ đâu?
Ba nhóm rủi ro tôi luôn để mắt tới trước mỗi chuyến đi.
Thứ nhất là hạ tầng nhà máy chưa sẵn sàng. Cụ thể hơn: nguồn điện 3 pha đúng điện áp và tần số quy định chưa, có Aptomat riêng đúng ampe chưa, tiếp địa đạt chuẩn chống nhiễu và chống giật chưa. Với những tủ cần giải nhiệt nước hoặc khí nén khô, đường cấp nước làm mát và khí nén cũng phải kiểm tra từ trước, cùng nhiệt độ phòng và khoảng cách từ tủ đến tường để đảm bảo tản nhiệt.
Thứ hai là hư hỏng phần cứng phát sinh trong lúc vận chuyển. Đóng gói kỹ đến đâu cũng cần kiểm tra lại khi tới nơi, quãng đường di chuyển luôn có rủi ro riêng của nó.
Thứ ba liên quan tới số liệu nghiệm thu. Thiết bị đo của khách hàng và thiết bị EMIN dùng để đối chứng đôi khi cho kết quả lệch nhau, do phương pháp đo hoặc tiêu chuẩn áp dụng chưa thống nhất ngay từ đầu.
Cách tôi hạn chế những rủi ro này: khảo sát mặt bằng bằng checklist 3 đến 5 ngày trước khi xuất kho, mang theo kit linh kiện dự phòng để anh em xử lý phát sinh tại chỗ, và chốt trước phương pháp đo cùng khách hàng. Khi cần đối chứng, EMIN dùng thiết bị đạt chuẩn ISO/IEC 17025 để hai bên có cùng cơ sở đánh giá.
Trong một chuyến bàn giao máy, sự hiện diện của anh mang lại giá trị gì khác so với việc chỉ cử một nhóm kỹ thuật viên cấp dưới đi?
Khác biệt lớn nhất nằm ở quyền quyết định ngay tại hiện trường.
Phát sinh vấn đề ngoài kịch bản, kỹ thuật viên thường phải xin ý kiến cấp trên trước khi chọn phương án xử lý. Còn tôi, ở vị trí Trưởng phòng Kỹ thuật, quyết định được ngay tại nhà máy và trao đổi trực tiếp với đại diện khách hàng về hướng xử lý. Quá trình làm việc nhờ vậy không bị treo lại chỉ để chờ thêm một cấp phê duyệt. Khách hàng cũng biết chắc người đang trao đổi cùng họ đủ thẩm quyền để chịu trách nhiệm cho quyết định kỹ thuật đưa ra.
Có một nguyên tắc tôi giữ khá cứng: sau khi vận chuyển, tủ cần nghỉ tĩnh 12 đến 24 giờ để dầu máy nén lắng ổn định trước khi cấp điện. Khách muốn bật máy ngay, tôi sẽ giải thích rõ rủi ro, đặc biệt với máy nén, chi phí sửa chữa nếu cháy có thể lên tới hàng nghìn đô. Nếu khách vẫn quyết cấp điện, nội dung này được ghi vào biên bản.
Test các mốc như -40°C hay 125°C cũng vậy, tủ phải đạt nhiệt độ yêu cầu và giữ ổn định 30 - 45 phút rồi mới lấy số liệu nghiệm thu. Mất thêm thời gian bàn giao thật, nhưng đó là cách bảo vệ thiết bị và giữ cho kết quả nghiệm thu có cơ sở rõ ràng.
Ngoài các thông số trên sheet, theo anh vì sao khách hàng chọn dòng máy này và chọn EMIN để mua?
Về sản phẩm, khách hàng thường chọn vì đây là điểm cân bằng hợp lý giữa hiệu năng đạt chuẩn quốc tế và chi phí đầu tư.
Còn chọn EMIN, phần lớn đến từ dịch vụ hậu mãi, tốc độ phản hồi khi có sự cố khẩn cấp, và mức độ am hiểu tiêu chuẩn kiểm định của từng ngành nhà máy cụ thể. Đàm phán cho dòng máy này thường kéo dài 1 đến 3 tháng, nhưng phần lớn thời gian dành để làm rõ cam kết kỹ thuật, tiêu chuẩn hiệu chuẩn và điều khoản bảo hành, chứ không phải để mặc cả giá.
Nhìn vào 6 đến 12 tháng tới, anh kỳ vọng điều gì ở Phòng Kỹ thuật EMIN?
Tôi kỳ vọng Phòng Kỹ thuật trở thành động lực giúp EMIN giữ chân khách hàng và tạo doanh số tái đầu tư. Kỹ thuật viên không nên dừng lại ở bàn giao máy hay xử lý một lỗi cụ thể. Mỗi lần ghé nhà máy cũng là dịp quan sát tình trạng thiết bị, trò chuyện với khách hàng, và nhận ra nhu cầu bảo trì hay nâng cấp mà có khi chính họ cũng chưa nghĩ tới. Tôi cùng anh em đang chuẩn hóa lại tác phong dịch vụ ở từng dự án, đồng thời tối ưu quy trình làm việc nội bộ để có thêm thời gian cho những việc thật sự tạo giá trị.
Một phần quan trọng khác là cách lưu giữ kinh nghiệm sau mỗi chuyến đi. Xong dự án, tôi yêu cầu lập báo cáo phân tích sự cố trong 24 giờ. Những tình huống phát sinh sau đó được chuyển thành Troubleshooting Matrix, nạp vào thư viện SOP của phòng. Một sự cố từng gặp ở nhà máy này có thể giúp người khác xử lý nhanh hơn ở dự án sau, năng lực của cả phòng nhờ vậy không còn phụ thuộc vào kinh nghiệm của riêng một người.
Qua câu chuyện của anh Lê Văn Trường, có thể thấy Phòng Kỹ thuật EMIN làm nhiều hơn việc đưa thiết bị tới nơi rồi hoàn tất nghiệm thu. Kinh nghiệm từ mỗi dự án được chuẩn hóa thành quy trình, tài liệu, năng lực cho những lần bàn giao tiếp theo.
Đó là cách EMIN xây dựng giá trị kỹ thuật lâu dài: có người chịu trách nhiệm tại hiện trường, có quy trình phía sau, và một tập thể liên tục tích lũy kinh nghiệm từ từng dự án thực chiến
