CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ

Ứng dụng EMIN ERP

Ngày cập nhật: 27/07/2026

Công ty Cổ phần EMIN Việt Nam (sau đây gọi tắt là “EMIN”), với tư cách là đơn vị vận hành ứng dụng EMIN ERP, ý thức rằng thông tin cá nhân và dữ liệu nghiệp vụ của người dùng cần được xử lý cẩn trọng, đúng mục đích và phù hợp với quy định pháp luật. EMIN luôn nỗ lực thiết lập, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý thông tin nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân và dữ liệu doanh nghiệp được xử lý qua ứng dụng.

Chính sách này được xây dựng theo cấu trúc chính sách công bố trên website EMIN và được bổ sung các nội dung riêng cho ứng dụng di động EMIN ERP.

1. Mục đích và phạm vi thu thập thông tin

EMIN ERP là ứng dụng di động hỗ trợ người dùng được cấp tài khoản truy cập và xử lý nghiệp vụ ERP/Odoo như bán hàng, mua hàng, kho, sản phẩm, khách hàng/đối tác, hợp đồng, tài sản/thiết bị, dịch vụ kỹ thuật, nhân sự, timesheet, báo cáo, chat/thảo luận, thông báo, nhập/xuất dữ liệu và quản trị hệ thống.

Tùy quyền truy cập, module được cấp và dữ liệu đang có trên hệ thống ERP, ứng dụng có thể thu thập hoặc xử lý các nhóm thông tin sau:

- Thông tin tài khoản và đăng nhập: tên đăng nhập, mật khẩu tại thời điểm xác thực, mã người dùng, mã đối tác, session_id/cookie phiên, trạng thái đăng nhập, quyền và nhóm người dùng.

- Thông tin hồ sơ người dùng: họ tên, số điện thoại, email, công ty, ngôn ngữ, múi giờ, ảnh đại diện, chữ ký, email signature, mã chấm công và tùy chọn thông báo.

- Thông tin nghiệp vụ ERP: dữ liệu khách hàng/đối tác, đơn hàng, sản phẩm, tồn kho, phiếu kho, mua hàng, hợp đồng, thanh toán, tài sản, thiết bị, yêu cầu dịch vụ, báo cáo, nội dung thảo luận, tin nhắn, file đính kèm, lịch sử xử lý và các trường dữ liệu theo từng module.

- Thông tin nhân sự khi người dùng được phân quyền module tương ứng: nhân viên, phòng ban, email/số điện thoại công việc, hợp đồng, timesheet, nghỉ phép, đào tạo, overtime, payslip hoặc dữ liệu chấm công.

- Ảnh, camera, thư viện ảnh, tài liệu và tệp: ảnh đại diện, ảnh chụp, ảnh chọn từ thư viện, tài liệu upload/download, báo cáo PDF/XLSX/CSV/TXT và file import/export.

- Thông tin thiết bị và thông báo: FCM token, device_id, phiên bản/build ứng dụng, trạng thái cấp quyền thông báo và dữ liệu thông báo đẩy.

- Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ máy chủ ERP, cơ sở dữ liệu ERP, thông tin kết nối mạng, trạng thái phiên, dữ liệu cập nhật ứng dụng và log kỹ thuật phục vụ xử lý lỗi trong môi trường vận hành/phát triển.

Ứng dụng chỉ thu thập dữ liệu cần thiết để cung cấp chức năng tương ứng hoặc để đáp ứng yêu cầu quản trị, bảo mật, vận hành và nghĩa vụ pháp lý của EMIN.

2. Phạm vi sử dụng thông tin

EMIN sử dụng thông tin cá nhân và dữ liệu nghiệp vụ cho các mục đích sau:

- Xác thực người dùng, duy trì phiên đăng nhập và phân quyền truy cập dữ liệu trên hệ thống ERP.

- Cung cấp các chức năng tạo, xem, sửa, duyệt, tìm kiếm, nhập, xuất, tải lên, tải xuống và đồng bộ dữ liệu nghiệp vụ.

- Lưu tùy chọn sử dụng như ngôn ngữ, múi giờ, công ty, tiền tệ và trạng thái phiên để hỗ trợ trải nghiệm làm việc.

- Gửi, nhận và hiển thị thông báo nghiệp vụ, thông báo chat/thảo luận và số lượng thông báo chưa đọc.

- Cho phép người dùng sử dụng camera để chụp ảnh hoặc quét QR/barcode trong nghiệp vụ kho, thiết bị, kiểm kê hoặc dịch vụ.

- Cho phép người dùng chọn tệp, upload tài liệu, lưu báo cáo xuống thiết bị hoặc chia sẻ tệp qua công cụ của hệ điều hành.

- Kiểm tra phiên bản ứng dụng, cung cấp bản cập nhật, bảo trì hệ thống, khắc phục lỗi và bảo đảm an toàn thông tin.

- Thực hiện yêu cầu của người dùng, quy trình nội bộ, hợp đồng, quy định lao động, kế toán, kiểm toán và quy định pháp luật có liên quan.

EMIN không bán thông tin cá nhân của người dùng và không sử dụng dữ liệu trong EMIN ERP cho mục đích quảng cáo hành vi. Việc cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba chỉ thực hiện khi cần thiết để vận hành hệ thống, khi có sự đồng ý phù hợp, khi người dùng chủ động chia sẻ hoặc khi pháp luật/cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

3. Quyền truy cập hệ điều hành mà ứng dụng có thể yêu cầu

Quyền truy cập Mục đích sử dụng

Camera Chụp ảnh hồ sơ/tài liệu và quét QR/barcode phục vụ nghiệp vụ.

Ảnh/Thư viện ảnh Chọn ảnh hoặc lưu ảnh/tài liệu khi người dùng thực hiện thao tác tương ứng.

Tệp, Documents, Downloads, bộ nhớ ngoài Upload tài liệu, tải báo cáo, lưu file, import/export và chia sẻ file.

Thông báo Nhận và hiển thị thông báo ERP, chat, mail/discussion và thông tin nghiệp vụ.

Internet/mạng Kết nối backend ERP/Odoo, Firebase Messaging và dịch vụ cập nhật ứng dụng.

Rung Phản hồi khi quét QR/barcode thành công.

Người dùng có thể từ chối hoặc thu hồi quyền trong phần cài đặt của thiết bị. Một số chức năng sẽ không hoạt động nếu quyền cần thiết bị tắt.

4. Các bên có thể tham gia xử lý dữ liệu

Để cung cấp ứng dụng, dữ liệu có thể được xử lý bởi các hệ thống hoặc dịch vụ sau:

- Hệ thống backend ERP/Odoo do EMIN hoặc đơn vị được EMIN chỉ định vận hành.

- Firebase Cloud Messaging để cấp token và gửi thông báo đẩy.

- Notifee để hiển thị thông báo cục bộ trên thiết bị.

- Revopush/CodePush để kiểm tra và phân phối bản cập nhật ứng dụng.

- Các công cụ hệ điều hành iOS/Android như camera, trình chọn tài liệu, download manager, share sheet và cài đặt quyền.

- Ứng dụng hoặc dịch vụ bên ngoài do người dùng chủ động chọn khi mở liên kết hoặc chia sẻ tệp.

Các bên xử lý dữ liệu liên quan có trách nhiệm áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp với vai trò, hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

5. Thời gian lưu trữ thông tin

Dữ liệu trên hệ thống ERP được lưu trữ theo thời hạn quản lý hồ sơ, kế toán, nhân sự, hợp đồng, kho, bảo hành/dịch vụ, kiểm toán, bảo mật và nghĩa vụ pháp lý của EMIN.

Dữ liệu lưu trên thiết bị như session_id, trạng thái đăng nhập, mã người dùng, context, tiền tệ, mã đối tác và ngôn ngữ được lưu cho đến khi người dùng đăng xuất, xóa dữ liệu ứng dụng, gỡ ứng dụng, phiên bị thu hồi hoặc hệ thống thay đổi cấu hình. Tệp người dùng tải xuống được lưu trên thiết bị cho đến khi người dùng hoặc hệ điều hành xóa.

EMIN sẽ rà soát và xóa/ẩn/dừng xử lý dữ liệu khi không còn cần thiết, khi có yêu cầu hợp lệ hoặc khi pháp luật yêu cầu, trừ trường hợp dữ liệu cần tiếp tục lưu để đáp ứng nghĩa vụ pháp lý, giải quyết tranh chấp, kiểm toán, bảo mật hoặc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của EMIN và các bên liên quan.

6. Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin cá nhân

CÔNG TY CỔ PHẦN EMIN VIỆT NAM

Địa chỉ trụ sở chính: Số 203 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Yên Hòa, TP. Hà Nội, Việt Nam

Số đăng ký kinh doanh: 0105309275

Điện thoại: (024) 35.381.269 - (024) 35.381.271 - (024) 35.381.272

Email: hn@emin.vn

Website: https://emin.vn

7. Phương tiện và công cụ để người dùng tiếp cận, chỉnh sửa hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân

Người dùng có thể xem và chỉnh sửa một số thông tin hồ sơ trực tiếp trong ứng dụng, bao gồm họ tên, số điện thoại, email, ngôn ngữ, ảnh đại diện và các thông tin hồ sơ khác tùy quyền truy cập.

Đối với dữ liệu không thể tự chỉnh sửa trong ứng dụng, người dùng có thể liên hệ quản trị viên hệ thống hoặc EMIN để yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, hạn chế xử lý, rút lại đồng ý, xóa dữ liệu hoặc xử lý khiếu nại. Yêu cầu có thể cần xác minh danh tính, quyền truy cập và căn cứ xử lý trước khi thực hiện.

Một số dữ liệu có thể không được xóa ngay nếu cần tiếp tục lưu trữ để tuân thủ pháp luật, hợp đồng, nghĩa vụ kế toán/kiểm toán, quản trị nhân sự, bảo mật hệ thống hoặc giải quyết tranh chấp.

8. Cam kết bảo mật thông tin cá nhân

EMIN cam kết bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu nghiệp vụ bằng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và tổ chức phù hợp. Đội ngũ quản trị và nhân viên liên quan được yêu cầu nhận thức và tuân thủ trách nhiệm bảo mật thông tin.

- Dữ liệu trong ứng dụng được truy cập theo tài khoản, phiên đăng nhập và phân quyền ERP.

- Ứng dụng sử dụng session cookie để xác thực request tới backend ERP.

- EMIN áp dụng hoặc yêu cầu áp dụng kiểm soát truy cập, phân quyền tối thiểu, nhật ký hệ thống, sao lưu, bảo vệ hạ tầng và quy trình xử lý sự cố phù hợp.

- Người dùng có trách nhiệm bảo mật thông tin đăng nhập, không chia sẻ tài khoản và thông báo ngay cho quản trị viên khi nghi ngờ tài khoản hoặc thiết bị bị lộ.

- EMIN sẽ không sử dụng dữ liệu cá nhân ngoài mục đích đã nêu trong chính sách này, trừ khi có căn cứ pháp lý phù hợp hoặc được người dùng/đơn vị chủ quản đồng ý.

9. Thông tin chủ sở hữu ứng dụng và thông tin liên hệ

Chủ sở hữu/đơn vị vận hành: CÔNG TY CỔ PHẦN EMIN VIỆT NAM

Người đại diện/chủ sở hữu thông tin website theo mẫu công bố: Nguyễn Thanh Hải

Email liên hệ: haint@emin.vn hoặc hn@emin.vn

Điện thoại: (024) 35.381.269

Địa chỉ: Số 203 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Yên Hòa, TP. Hà Nội, Việt Nam

Đối với các câu hỏi, yêu cầu tiết lộ, chỉnh sửa, xóa bỏ thông tin cá nhân, khiếu nại hoặc yêu cầu tư vấn liên quan đến chính sách này, người dùng vui lòng liên hệ EMIN hoặc quản trị viên hệ thống EMIN ERP.

10. Thay đổi chính sách

EMIN có thể sửa đổi, cập nhật chính sách này khi ứng dụng, hệ thống backend, nhà cung cấp, quy trình vận hành hoặc quy định pháp luật thay đổi. Phiên bản cập nhật sẽ được công bố qua kênh phù hợp như website, App Store/Google Play, thông báo nội bộ hoặc trong ứng dụng. Việc tiếp tục sử dụng EMIN ERP sau khi chính sách được cập nhật được hiểu là người dùng đã biết nội dung thay đổi, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức đồng ý riêng.

11. Ghi chú rà soát ứng dụng tại thời điểm 27/07/2026

- Ứng dụng iOS/Android hiển thị tên EMIN ERP.

- Ứng dụng sử dụng React Native CLI, Odoo/ERP JSON-RPC, Firebase Messaging, Notifee, Revopush/CodePush, AsyncStorage, camera/QR scanner, document picker và file download/share.

- AndroidManifest đang khai báo các quyền nhạy cảm như MANAGE_EXTERNAL_STORAGE và QUERY_ALL_PACKAGES; khi phát hành Google Play cần xác nhận mục đích hợp lệ hoặc giảm phạm vi quyền nếu không cần thiết.

- iOS PrivacyInfo.xcprivacy hiện khai báo không tracking và chưa khai báo collected data types; cần đối chiếu lại với App Store Connect vì ứng dụng thực tế xử lý tài khoản, hồ sơ, file, thông báo và dữ liệu nghiệp vụ qua backend.

- Luồng chọn ảnh hiện kiểm tra quyền Camera trước khi mở thư viện ảnh; nên rà soát lại quyền Photos/Photo Picker nếu chuẩn hóa store review.